Pertama, buatlah format surat seperti contoh dibawah dengan Microsoft Word.
Lalu buka Microsoft Excel. Buatlah data penerima sesuai dengan format surat yang tadi (Nama, NISN, Tempat, Tanggal lahir). Lalu simpan di folder yang mudah dicari/digabungkan dengan folder dokumen surat.
Kemudian klik menu MAILINGS, klik Select Recipients lalu pilih yang Use an Existing List
Setelah itu pilih file Excel yang tadi sudah disimpan. Klik Open
Pilih tabel yang akan dimasukkan datanya. Defaultnya kamu bisa pilih di Sheet1. Kemudian ceklis pada bagian First row of data contains column headers. Klik OK
Kembali pada surat tadi. Arahkan kursor ke kolom bagian NAMA, kemudian masih pada menu Mailings, pilih Insert Merge Field, lalu pilih header Nama.
Lakukan hal yang sama pada kolom lainnya. Akan muncul tulisan seperti ini.
Kemudian klik Finish & Merge, pilih Print Documents.
Jika muncul pop up seperti ini, pilih All lalu klik OK
Pada jendela Print pilih Nama printer ke Microsoft XPS Document Writer, Klik OK
Langkah terakhir kamu bisa save file surat kamu di folder mana saja. Pastikan save as type-nya OpenXPS Document (*.oxps). Klik Save
Dan selesai. Kamu bisa buka file oxps tadi dan kolomnya sudah terisi dengan data sesuai dengan yang kamu buat tadi.
